DIAGNOSTICO EMPRESARIAL: TRABAJO COLABORATIVO UNIDAD 3

DIAGNOSTICO EMPRESARIAL TRABAJO COLABORATIVO UNIDAD 3

INTRODUCCION

Realizadas las fases de descripción del problema, hipótesis, causas y solución, procede a continuación a realizar una propuesta de diagnóstico organizacional dirigida a solucionar la problemática del manejo de recursos humanos al interior de la empresa.

Esta fase de intervención tiene como objetivo entender con profundidad las expectativas del equipo de dirección, las metas propuestas y el grado de compromiso con la intervención requerida; elaboraremos un marco de la situación proyectada de la empresa y del grado de conciencia de la situación actual en la que se encuentra la compañía.

PROPUESTA DE DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

MODELO DE CONTINGENCIA DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

Al entrar por primera vez a una empresa todo empleado se enfrenta al hecho abrumador de que existen muchos más datos que los que él puede procesar en cualquier período razonable de tiempo. El tiempo del nuevo empleado y el tiempo de sus contrapartes dentro de la organización o el de quienes lo han contratado, no es idéntico. La organización –sus gerentes- desean tener el diagnóstico con rapidez extrema, especialmente si de él dependen importantes decisiones.

En alguna medida el consultor desarrolla una visión del funcionamiento de la organización, de sus elementos centrales y de las formas de relación entre estos elementos. Esta imagen, si es suficientemente elaborada, consciente, precisa y coherente, puede convertirse en un modelo útil para el diagnóstico organizacional. Un modelo se encuentra formado por un conjunto de variables y conceptos interrelacionados de tal forma que permiten dar una explicación coherente del funcionamiento organizacional. El modelo es una abstracción, de tal manera que en él se dejan fuera de consideración todos los aspectos concretos, propios de una organización particular. El modelo constituye un marco conceptual que tiene un valor ordenador, interpretativo del funcionamiento organizacional.

Dado que los modelos son prescindibles e intercambiables, como investigadores escogeremos el MODELO DE CONTINGENCIA:

Se basa en la ley de variedad requerida de Ashby: las relaciones entre el sistema y el entorno se encuentran caracterizadas por la diferencia entre las complejidades de uno y otro. El sistema es siempre menos complejo que su ambiente y para relacionarse con él deberá actuar selectivamente. Esto otorga un marco conceptual para la relación del sistema organizacional con el ambiente: contingencia del encuentro entre organización y ambiente, donde existen dos procesos fundamentales:

·         Diferenciación

·         Integración

Diferenciación: la organización especializa partes de si misma para reducir la complejidad de su entorno. La diferenciación va estructurándose en términos de la especialización de subpartes organizacionales dedicadas a responder las diversas demandas ambientales provenientes de los distintos sub-ambientes con los que la organización tiene relación. Ej. Proveedores. Existe la posibilidad de conflictos internos como resultado de la especialización.

Integración: evita que la fuerza centrífuga de la diferenciación despedace la organización en sub- organizaciones perdiendo la identidad del sistema organizacional como un todo. Se busca a través de la integración que todos los subsistemas colaboren entre si y se complementen para cumplir con los fines organizacionales.

Por otro lado, Newton, M. y Raia, A. (1972); expresan que el proceso del DO consta básicamente de tres etapas:

1.   Recolección y Análisis de datos: determinación de la naturaleza y disponibilidad de los datos necesarios y de los métodos utilizables para su recolección dentro de la organización.

2.   Diagnóstico Empresarial: Se trata de identificar preocupaciones, problemas, sus consecuencias, establecer prioridades y objetivos.

3.   Acción de intervención: Se selecciona cuál es la intervención más adecuada para solucionar un problema particular organizacional.

4.También, Idalberto Chiavenato. (1998); comenta que se han diseñado muchos modelos de DO pero que la mayoría, debería tener un enfoque cíclico con 7 pasos básicos que abarcan la identificación del problema, la acción y la evaluación, así:

1.   Identificación del Problema. Una persona clave en la organización se siente que la empresa tiene uno o más problemas que pueden ser aliviados por un agente de cambio. Los esfuerzos de DO deben estar apoyados por la alta dirección.

2.   Consulta con un Especialista en DO. Algunos íntimamente familiarizados con procesos de cambio organizacional comúnmente son utilizados como agentes de cambio. Esto demanda la colaboración y apertura de cada uno de los involucrados.

3.   Integración de Datos y Diagnóstico Preliminar. Se selecciona entre cuatro métodos básicos de recoger datos: mediante entrevistas, observación de los procesos, cuestionarios, y datos del desenvolvimiento organizacional.

4.   Retroalimentación. Está diseñada para ayudar al cliente a determinar las fortalezas y debilidades de la organización o de unidades particulares.

5.   Diagnóstico Conjunto de Problemas. En este punto, un administrador o grupo discute la retroalimentación y decide si hay un problema real que necesita resolverse.

6.   Acción. La acción que deberá tomarse depende del problema, en la cultura de la organización y en el tiempo y gastos.

7.   Integración de Datos Después de la Acción. Dado que el DO es un proceso cíclico, también debe efectuarse una recopilación de datos después de que las acciones han sido realizadas.

8.   Para alcanzar estos procesos de desarrollo, es muy relevante tomar en cuenta el hecho de un diagnóstico a la organización, ya que a través de él se crean directrices para la labor en las empresas

En conclusión, el modelo de contingencia intenta comprender el proceso de diferenciación y su integración en la relación de la organización con su ambiente y deberá determinar:

1.   Formas organizacionales Relación empresa-individuo

2.   División de trabajo

Ejemplo: Al iniciar una empresa el Gerente es la persona que en la mayoría de los casos es quien hace parte del Departamento de Recurso Humano, Departamento Comercial, Departamento de Mercadeo y publicidad, al verse el crecimiento de la Empresa, se da la necesidad de Dividir el Trabajo para dar mejores resultados en la empresa, por lo cual se toma la decisión de contratar un nuevo personal para que se encargue de dichos Departamentos con responsabilidades específicas para el cumplimiento de objetivos y así mejorar la empresa.

Autoridad

Ejemplo: En las empresas cuando se realiza la División de Trabajo es importante tener en cuenta, que quien se encuentre como jefe ante un personal debe de ser una persona con capacidad de mandar y tener la responsabilidad sobre su equipo de trabajo, para que puedan cumplir sus objetivos y metas por las cuales realizan su trabajo.

Disciplina

Ejemplo: En el proceso de vinculación del personal a una empresa para todos los cargos, es importante tener en cuenta que sean personas integras, las cuales tengan compromiso con la empresa, así mismo que sean disciplinadas con su trabajo y respeten los patrones de conducta de la empresa.

Una persona que tiene disciplina en su trabajo es aquella que cumple con sus responsabilidades a tiempo, siempre llega puntual a su trabajo o antes de la hora, respeta a sus superiores y recibe por parte de la empresa todos los cambios con respeto y acepta las normas que existen en la misma.

Unidad de Mando

Ejemplo: Cuando realizamos el organigrama de la empresa es importante definir las responsabilidades de cada Departamento, saber cuál será el equipo de trabajo para lograr sus objetivos, para que cuando se realice el proceso de contratación de personal se tenga claro a qué área va a pertenecer en la empresa, cual su jefe y responsabilidades en medio de la empresa. Para que no exista por parte del empleado una desinformación de los conductos regulares de la empresa.

Unidad de Dirección

Ejemplo: Para el buen funcionamiento de la empresa es necesario que al inicio de la misma se desarrolle un organigrama, donde se plasme cuales es la misión, la visión y las estrategias que se van a utilizar para lograrlas.

Esto se realiza para que la empresa tenga bases en su organización y maneje un buen funcionamiento, para que en cualquier evento donde falte alguno de sus miembros directivos la empresa pueda seguir funcionando manejando la misma estructura sin que se quiebre, por la falta de este miembro directivo.

Subordinación de los Interés individuales a los generales

Ejemplo: Cuando una empresa logra que sus empleados se identifiquen con ella, al punto que ellos se sientan dueños de la empresa, está allí logra que en medio de su recurso humano siempre va a prevalecer el interés de la empresa.

Remuneración del personal

Ejemplo: Para una empresa es fundamental que sus empleados se sientan satisfechos con el pago de su salario, ya que si ellos se encuentran conformes, realizaran con gusto su labor.

Centralización

Ejemplo: Cuando la empresa abre cuatro sedes más, es importante que en las nuevas sedes, se replique el mismo organigrama de la sede principal para que esta siga conservando sus objetivos y puedan lograrlos, formando así en la una organización sólida y centralizada.

Jerarquía

Ejemplo: Una empresa debe de tener totalmente claro sus conductos regulares para que nunca sean violados los rangos de jerarquía en las empresas, Esto es que un Subgerente no desarrolle las funciones del Gerente, solamente se puede permitir en casos especiales siempre y cuando se encuentre abalado por los jefes directos.

Orden

Ejemplo: En la empresa se debe respetar el organigrama que se desarrolla al inicio de la misma, porque esta escoge su recurso humano de acuerdo a los grupos de trabajo que sean especificados para cumplir sus objetivos.

     Equidad

Ejemplo: La persona que se encuentre como administradora o gerente debe ser una persona Integra en su forma de actuar para con el personal, para que logre el respeto en medio de la empresa.

Estabilidad del Personal

Ejemplo: Es importante que al realizar el proceso de selección del recurso humano de la empresa, se analice por medios de pruebas a los empleados el grado compromiso y dedicación que demuestren hacia su cargo que van a desempeñar, para así conocer quién es el más apto para desempeñar el cargo en medio de la empresa.

Iniciativa

Ejemplo: La persona que está a cargo un departamento y tiene a su responsabilidad un personal debe pensar en un plan que pueda llevarlo a cabo con éxito para que todo el equipo de trabajo se encuentre satisfechos con su trabajo, adicional este debe fomentar y estimular en los empleados para que vayan más allá de sus responsabilidades.

Espíritu de equipo

Ejemplo: La empresa por medio del departamento de Recurso Humano desarrolla diferentes estrategias en medio de la empresa para que los empleados haya identidad con la empresa y una unidad con sus compañeros de trabajo, sembrando en los corazones de los empleados que ellos son el motor de la empresa y que ninguno se puede salir.

  

PARA XXXXXXX, SE PROPONE:

·         Determinar el organigrama actual de la Institución.

·         Determinar las funciones y propósitos actuales de las principales unidades de la Empresa.

·         Describir las funciones y responsabilidades actuales de los puestos directivos de las principales unidades de la Empresa.

·         Determinar la concordancia del organigrama actual y los títulos de los cargos seleccionados con relación a las normativas establecidas por la Ley.

·         Establecer la concordancia entre las funciones actuales de las unidades seleccionadas con relación a los objetivos y funciones aprobados.

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Metodología

Sujeto: de la empresa objeto de estudio se seleccionar los funcionarios titulares de cada una de las divisiones fundamentales, a saber: La Dirección General, Subdirecciones Técnica y Operativa, Departamento de Recursos Humanos, Departamento Legal, Departamento de Proyectos, Departamento de Contabilidad y el Departamento de Protocolo, entre otros.

Instrumentos: para la recolección de información utilizar: primero: elaborar una guía de entrevista con preguntas abiertas relacionadas a los propósitos y funciones de cada uno de los departamentos, así como también información general del cargo que ocupa el funcionario entrevistado.

Segundo instrumento a utilizar sería; una lista de cotejos basada en el Manual General de Cargos o Funciones, permitiendo elaborar y desarrollar entre otros elementos un sistema uniforme y equitativo de clasificación y valoración de cargos, y de fijación de sueldos, compensaciones e incentivos, para todos los cargos y servidores civiles del Poder Ejecutivo. Esta lista de cotejos será utilizada para sustentar y comparar la información suministrada por los funcionarios en la entrevista acerca de las funciones de sus cargos.

Procedimiento:

En una primera fase de exploración y recolección de información se realizar una revisión documental de artículos, leyes y decretos que rigen a XXXX así como también las normativas legales de la estructura organizativa de la Nación a la que pertenezca la empresa.

Posteriormente realizar una primera visita a la Dirección con el propósito de revisar la documentación escrita de la Empresa a través de una entrevista inicial con el/a Director@ General la cual tendrá una duración de dos horas aproximadamente. En esta se recopilará el organigrama general de la empresa, y un documento que describe las funciones y objetivos departamentales de las divisiones principales previamente establecidas y aprobadas por la empresa llamado Manual de Funciones. También se discutirá los siguientes temas: una breve reseña de los antecedentes institucionales, los objetivos principales de la empresa y una explicación acerca de una solicitud de reestructuración organizacional.

Luego de este encuentro pautar fechas para la realización de las entrevistas con cada uno de los dirigentes departamentales. Realizar 50 entrevistas estructuradas utilizando una guía previamente diseñada, cada una con una duración de aproximadamente 25 minutos.

Para la aprobación de la información recolectada en estas entrevistas, registrar por escrito las respuestas de los entrevistad@s y que se proporcionará al personal responsable con el fin de obtener la validación de los datos ofrecidos previamente.

Con la información validada, se procederá a analizarla de la siguiente manera:

Se realizará una comparación entre los datos obtenidos del organigrama, las funciones departamentales y las funciones de puesto de cada uno de los dirigentes, con las normativas y leyes ya mencionadas.

Comparar el organigrama con el Manual de funciones, identificando si la denominación actual de las unidades coincide o no con lo establecido en el mismo. También se determinar si la representación grafica de las unidades se corresponden con sus funciones dentro de la empresa y con la cantidad de puestos de trabajo que dicta el Manual de Funciones.

Las funciones departamentales expuestas por los entrevistados se compararán con el Manual de Descripción de los Objetivos y Funciones de las Unidades Administrativas para distinguir cuáles funciones se cumplen y cuales no.

Finalmente, con los datos recolectados en cada cargo y cada departamento, hacer los ajustes necesarios y que beneficien el bienestar de los empleados, donde se sugiere:

Mejora a través de los Empleados

Trabajar continuamente para hacer de la sustentabilidad una prioridad en la mente de los empleados, manteniendo la relevancia de la responsabilidad personal en el trabajo y en la casa. Reconocer y tomar seriamente la responsabilidad que la Empresa tiene con sus colaboradores, y eso comienza con los propósitos, valores y principios.

Trabajar en:

Diversidad. Buscar tener diversidad entre los empleados en su más amplia expresión, incluyendo diversidad de género, nivel socioeconómico, creencias, estilos de trabajo, formación académica, experiencias de vida, etc.

Apoyo y Desarrollo de Nuestro Talento. Apoyar el desarrollo del talento humano ofreciendo la oportunidad de iniciar su carrera profesional desde los últimos semestres de sus estudios universitarios. Ofrecer la oportunidad de tener un primer empleo que no requiere experiencia previa y buscar que todos sus colaboradores tengan una carrera a largo plazo.

Salud. Como la visión de la organización Médica Global  se resume en 4 palabras: “Gente Sana, Negocio Sano”, se debe cumplir en “todas” las personas ya que son el activo más importante de la compañía. .

Flexibilidad a sus colaboradores como una estrategia global de negocio

La flexibilidad para con los colaboradores ofrece beneficios de negocios tales como mayor productividad y mayores niveles de compromiso y satisfacción de los empleados.

Hoy en día se han dado importantes avances sobre la realidad del trabajo en relación a los derechos de los trabajadores y las condiciones en que la labor debe ser realizada para no perjudicar la salud.

Muchas compañías multinacionales han buscado maximizar la relación género-trabajo, ofreciendo oportunidades que se pueden ver en iguales términos tanto para hombres como para mujeres.

En nuestro caso, se va a valorar la diversidad y la inclusión, como una ventaja competitiva; por tal razón se debe ofrecer tanto a los hombres como a las mujeres los mismos beneficios en materia de flexibilidad, como por ejemplo permisos para el cuidado de familiares e hijos, licencias por paternidad, entre otros.

Motivar el balance entre el trabajo y la vida personal tanto de hombres como de mujeres.

Hoy cada vez es mayor el nivel de involucramiento de los hombres en actividades que han sido tradicionalmente exclusivas de las mujeres como el cuidado de los hijos. Por tanto, en la medida en que se abra las posibilidades tanto para uno como para otro género, será mejor la respuesta de los empleados desde el punto de vista propiamente laboral.

Entre las posibilidades que este esfuerzo de flexibilidad se puede ofrecer tanto a hombres como a mujeres:

Horarios flexibles: consiste en una opción que le permite al empleado escoger el horario de entrada y de salida que mejor convenga a su realidad personal, sin que esto afecte su trabajo diario. Por ejemplo: el empleado puede acordar con su jefe entrar a trabajar a las 7 a.m. y salir a las 4 p.m. o entrar a las 9 a.m. y salir a las 6 p.m. Principalmente los horarios flexibles serán creados para quienes por motivos personales, no pueden estar en un horario normal de oficina.

Horario reducido: radica en una opción que le permite al empleado optar por un rol que le permita trabajar un porcentaje determinado de tiempo. Por ejemplo, medio tiempo o un cuarto de tiempo.

Permisos especiales: consiste en una opción que le permite al empleado optar por un permiso sin goce de salario de hasta 3 meses para cubrir necesidades personales- ya sea proyectos de estudios o simplemente dedicar ese tiempo a cualquier actividad deseada.

Cuidado de niños o familiares: es una opción que le permite al empleado optar por ausentarse hasta por un periodo de un año sin goce de salario, y sin que su empleo corra peligro, para el cuidado de algún ser querido, ya sea un niño recién nacido, padre o madre con problemas serios de salud, entre otros. Incluso se contempla en casos de adopción de menores.

Trabajo desde el hogar: consiste en una opción que le permite al empleado optar por trabajar parcialmente desde su hogar. Lo que se busca es que los empleados se sientan orgullosos de trabajar , no solo por el hecho de pertenecer a una compañía con años de historia, sino porque comprenden y se comprometen con el propósito de tocar y mejorar la vida de los consumidores. Es por esto que es una prioridad ofrecer a los empleados, sin distinción de género, el ambiente de trabajo adecuado y todos los beneficios para que se sienta a gusto, y así poder llegar a tener el mejor recurso humano y los mejores resultados.